一个任务刚出现时，很少就具备完成它所需的全部信息。比如“准备发布简报”，开始可能只有一行字，后来却会积累定位想法、参考链接、待解决的问题、文案草稿、评审反馈和后续任务。复选框很简单，背后的工作并不简单。
很多任务工具有描述栏，很多笔记工具有复选框。但把两者放在一起，并不会自动形成适合工作的环境。关键是：任务和不断增加的材料，能不能放在一起被理解。
任务的背景为什么会丢失
信息通常是一点点分散的。任务放在一个应用里，研究资料停留在浏览器标签页，草稿转移到文档中，决定发生在聊天里。写作时发现的新任务，又在别处建了一条。每次移动看起来都没什么，但重新开始工作时，就得把整条线索拼回来。
这带来两种成本。眼前的成本，是任务进行中不断切换和搜索。后来的成本，是任务完成后只剩最终结果，却很难找回产生结果的思考。
目标不是把所有材料都塞进一个应用，而是保留那条能说明“在做什么、为什么重要、发生了什么变化”的线索。
哪些内容适合和任务放在一起
有用的工作笔记，会保存那些影响你理解或执行任务的内容。通常包括：
- 意图：希望达到的结果，以及重要的约束。
- 依据：准备使用的链接、观察、文件或摘录。
- 正在形成的想法：提纲、备选方案、计算过程和尚未完整的思路。
- 决定：选择了什么、放弃了什么，以及足以让以后理解这个选择的理由。
- 新发现的任务：工作推进中逐渐明确的下一步。
常规信息不必都写成文章。截止日期就作为截止日期，状态就作为状态。笔记用来保存那些否则只能依赖记忆，或需要跨工具搜索才能找回的背景。
一个简单的检验：如果两周后重新打开这个任务，你需要看到哪些内容，才能继续工作，而不用从头回忆整个情况？
一条更连贯的工作路径
1. 先记任务，再考虑笔记的结构
从下一步行动开始，一个标题就够了。这样可以避免在工作需要尚不明确时，就先忙着设计文档结构。
2. 开始思考时，就打开任务
材料变得相关时再加进来。笔记可能始终只有三行，也可能长成一份完整草稿。它的形态应由工作决定，而不是由模板决定。
3. 在同一处记录下一步
研究和写作经常带来新的工作。无需离开笔记就能记录这些任务，并保留新任务与产生它的思考之间的关系。
4. 完成任务，也留下文档
完成，意味着这件事不再需要当下的注意力，而不应该意味着丰富的工作过程被压缩成一行难以理解的勾选记录。
什么时候值得把已完成任务留下来
不是每个任务都值得长期保存。什么都留下，容易形成一个记录完整、却难以使用的档案。任务中有这些未来可能有用的内容时，才值得保留：
- 可能需要重新审视的决定；
- 重复开展成本很高的研究；
- 可复用的说明、清单或草稿；
- 能够支撑结论的依据；
- 后续任务很可能依赖的背景。
在 ActionDrivenNote 中，标签承担了这种选择。完成任务，让它离开当前计划；添加标签，让有用的内容进入可以再次浏览的主题。
选择任务与笔记工具时，要看什么
不要只看有没有笔记栏。还要看编辑器能否承载真正的工作，新任务能否与来源相连，完成后的内容能否继续访问，以及整理方式能否在价值出现后再逐渐形成。
简单的任务清单仍然适合日常提醒，独立的写作系统仍然适合正式出版。任务与笔记结合的方式，最适合那些需要深入思考、行动和记录会一同发展的工作。